NHỮNG KHÓ KHĂN THÁCH THỨC TRONG QUẢN LÝ KHO LẠNH VÀ THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH

Quản lý vận hành kho lạnh là 1 kỹ năng chuyên môn cao đòi hỏi những kiến thức chuyên sâu về ngành và khả năng phát huy tối đa các nguồn lực nguyên vật liệu, công cụ, cơ sở vật chất. Những nhà quản lý kho lạnh tốt phải ý thức rõ những yêu cầu cho sản phẩm đông lạnh và tìm ra hướng giải quyết cho những thách thức quản lý kho lạnh và thực phẩm đông, từ đó nhanh chóng đưa ra những giải pháp cho vấn đề phát sinh đặc biệt với sản phẩm dễ hư hỏng.

Những nhà quản lý kho lạnh chuyên nghiệp cần biết mọi thứ diễn ra trong và ngoài kho lạnh, chịu trách nhiệm về giám sát những chi tiết liên quan đến kho như thời gian đông lạnh, thiết bị bảo quản lạnh đồng thời biết rõ những khó khăn, rủi ro xung quanh và tìm cách phản ứng tốt nhất với những thử thách đó. Các nhà quản lý cũng chịu trách nhiệm về an toàn của nhân viên, bao gồm cả việc đào tạo, hướng dẫn và khen thưởng vì đặc thù ngành đòi hỏi sự túc trực và chuyên cần cao.

Việc quản lý kho lạnh đòi hỏi nhiều năm học tập và cập nhật những xu hướng kinh doanh mới của thời đại. Đồng nghĩa với việc theo sát những tiến bộ công nghệ. Tính tự động trong ngành dịch vụ kho lạnh đã thay đổi đáng kể trong 1 thập kỷ qua, và sẽ còn cải tiến nhiều trong tương lai.

Những nhà quản lý tốt biết lên kế hoạch từ trước để chủ động tránh những vấn đề liên quan việc quản lý kho đông lạnh, chủ động liên kết với những công ty/ đối tác khác trong ngành để chia sẻ những ý tưởng mới cho các nguồn thiết bị dụng cụ đông lạnh tiên tiến, ví dụ như pallet nhựa, pallet biến tần, xe nâng hạ, vận chuyển, máy đóng gói hàng hóa…

Những nhà quản lý kho lạnh có tầm nhìn biết lên kế hoạch từ trước để chủ động tránh những vấn đề xảy ra liên quan xung quanh việc quản lý kho lạnh. Nhu cầu về thực phẩm đồng biến với sự gia tăng dân số – cả 2 chỉ số này cùng trên đà tăng trưởng. Các chuyên gia dự đoán ngành kinh doanh kho lạnh sẽ tăng trưởng 3,4% trong năm 2019. Những nhà quản lý  kho lạnh thông minh luôn biết nắm bắt tình hình phát triển và sẵn sàng cho những cơ hội kinh doanh bành trướng.

Đặc tính riêng biệt về việc bảo quản thực phẩm đông lạnh có những yêu cầu cụ thể về nhiệt độ, do đó, những nhà quản lý trong thị trường này đối mặt với nhiều những thách thức. Trong hướng dẫn  quản lý kho lạnh và bảo quản thực phẩm đông lạnh này, chúng tôi sẽ nêu ra một số thách thức nổi bật nhất mà các nhà quản lý gặp phải và những giải pháp tốt nhất bạn có thể áp dụng để giải quyết vấn đề của mình.

I. Những thách thức quản lý kho lạnh và thực phẩm đông

Những nhà quản lý kho lạnh gánh vác trọng trách giám sát và theo dõi công việc kinh doanh hằng ngày, đồng thời tìm kiếm những đường hướng để cải thiện cách giải quyết những khó khăn  từ quy định bảo quản lạnh thực phẩm khắc khe đến những yêu cầu về nhiệt độ. Những thách thức đó bao gồm việc cần duy trì nhiệt độ lý tưởng cho những sản phẩm lưu kho lạnh, giữ nhiệt độ thích hợp để nhân viên và các thiết bị dụng cụ vận hành ở mức hiệu quả cao nhất, tránh ảnh hưởng sức khỏe và chi phí. Uy tín, lợi nhuận, thành công hay thất bại phụ thuộc vào nhận biết vấn đề và quản trị rủi ro tốt những khó khăn trên.

Phân khúc lớn nhất của thực phẩm đông lạnh là thịt, phô mai, gia cầm, hải sản, thực phẩm làm từ sữa,…là những thực phẩm dễ hư hỏng. Các nhà quản lý cần đảm bảo đúng thời gian, đúng nhiệt độ cho các sản phẩm nhạy cảm về nhiệt độ, luôn phải làm chủ tình huống để ngăn chặn các sai sót trong vận hành dẫn đến những thất thoát tài chính nghiêm trọng.

Dưới đây là những thách thức cơ bản và phổ biến nhất mà ngành kho lạnh phải đối mặt, từ đó tìm ra các giải pháp và hành động tốt nhất giải quyết khó khăn.

1. Quản lý thời gian và sự tuân thủ

– Sự hiệu quả vận hành và đảm bảo yêu cầu sản phẩm là những ưu tiên đối với nhà quản lý kho lạnh. Họ phải thử nghiệm các quy trình khác nhau cũng như sử dụng các thiết bị dụng cụ lưu kho lạnh tiến bộ và chọn lọc nhằm cho công việc kinh doanh trôi chảy, và hơn hết, tối đa hóa lợi nhuận. Những nhà quản lý chuyên nghiệp phải không ngừng tìm kiếm các hệ thống và giải pháp giúp giảm chất thải, loại bỏ các chi phí không cần thiết, và cải thiện an toàn lao động. Mục tiêu cơ bản là ngăn chặn việc sản phẩm bị hư hỏng, thất thoát thực phẩm và đảm bảo lợi nhuận.

– Những thực phẩm khác nhau có những yêu cầu nhiệt độ bảo quản an toàn và đảm bảo độ tươi ngon khác nhau. Nếu bạn là nhà quản lý kho lạnh, đó là những yêu cầu tiêu chuẩn cần tuân thủ.

2.  Bảo quản thực phẩm

Nếu bạn làm việc trong ngành thực phẩm đông lạnh, bạn cần hiểu rằng mỗi loại thực phẩm khác nhau yêu cầu nhiệt độ riêng biệt để bảo quản khỏi hư hỏng. Bạn cần điều chỉnh và duy trì cả độ ẩm và nhiệt độ trong kho để kéo dài thời gian sản phẩm càng lâu càng tốt. Điều này là thách thức và  rủi ro, những hệ thống điều khiển nhiệt độ truyền thống thì phụ thuộc 100% vào kinh nghiệm của người vận hành, là người luôn phải túc trực tại chỗ để chắc chắn toàn bộ hệ thống hoạt động và có những điều chỉnh thích hợp khi độ ẩm hoặc nhiệt độ không đạt.

3. Duy trì chất lượng thực phẩm

Rõ ràng việc giữ sản phẩm đông lạnh khỏi hư hỏng do điều kiện bảo quản sai cách là một trong những thách thức lớn nhất trong thị trường. Nhiều vấn đề xảy ra do thiếu việc duy trì chất lượng sản phẩm phù hợp.

Quá trình bảo quản bao gồm chất lượng và an toàn thực phẩm trong kho, đồng nghĩa với việc theo sát và quản lý chặt chẽ điều kiện bảo quản từ  nhà sản xuất, qua các chuỗi cung ứng và sau cùng, đến tay người tiêu dùng. Nếu không kiểm sóat gắt gao việc vận chuyển thực phẩm, sản phẩm có thể bị đổi màu, chất lượng xuống cấp, tăng trưởng vi sinh vật hoặc trái cây bị dập.

4. Yêu cầu theo dõi sản phẩm chính xác

Người quản lý cần có thông tin chính xác về vị trí sản phẩm trong kho của mình. Từ đó, nhận diện những loại sản phẩm bị ảnh hưởng do nhiệt độ thay đổi đột ngột. Sản phẩm tươi và những sản phẩm tương tự dễ hư hỏng đòi hỏi  phải được quản lý và giám sát chặt chẽ hơn các chỉ số liên quan như độ ẩm, CO2.

Việc theo dõi, quản lý này không dễ dàng nhưng để vượt qua thử thách này và  truy xuất vị trí nguồn gốc phù hợp đối với tất cả sản phẩm, và các yêu cầu khác nhau của từng loại thì luôn cần các biện pháp theo dõi, kiểm soát các chỉ số chính xác.

5. Dán nhãn kệ hàng và sản phẩm 

Dán nhãn mã vạch là yếu tố vô cùng quan trọng. Nó tạo ra sự liên kết giữa mỗi sản phẩm vật lý trong kho và hệ thống máy tính điều khiển việc nhập hàng, lưu trữ, thu hồi và vận chuyển. Chỉ một nhãn dán bị bỏ quên hay bị thất lạc có thể dẫn tới một lô hàng không an toàn hoặc bị hủy hoại hoàn toàn.

Các loại nhãn cấp đông phù hợp với từng sản phẩm và hoàn cảnh là những yếu tố quyết định đến việc quản trị kinh doanh kho lạnh thành công

6. Chuyển phát nhanh

Có thể nói, phần quan trọng nhất trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng lạnh là giảm thiểu thời gian vận hành sản phẩm, từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc trong hệ thống. Luôn duy trì tính hiệu quả.  Sự chậm trễ trong việc vận chuyển sản phẩm từ nơi này đến nơi khác sẽ làm mất thời gian và tiền bạc để giải quyết.

II. Cách quản lý kho lạnh thực phẩm tốt nhất

Tổ chức và vận hành trong kho lạnh là tất cả những gì về quản lý thông tin và hệ thống cần áp dụng. Theo dõi công việc hằng ngày đã rất khó, chưa nói tới việc phải luôn sáng tạo để phát triển doanh nghiệp, nhưng với những người nắm rõ thực tế sẽ biết chính xác cách quản lý kho lạnh mà không gặp chút khó khăn nào.

Những cách sau chắc chắn sẽ cung cấp cho bạn thông tin bổ ích về việc quản lý kho lạnh và giúp bạn theo kịp thời đại trong nhiều năm tới

1. Luôn có một kế hoạch dự phòng

Trong kinh doanh kho lạnh, mọi vấn đề đều có thể xảy ra, và chúng ta không thể luôn dự đoán được những gì sẽ xảy ra tiếp theo.Nhưng điều đó không có nghĩa chúng ta ngồi chờ các vấn đề xảy ra. Ngược lại, nhà quản lý nên luôn có các kế hoạch dự phòng cho bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình. Xe tải  có thể bị hư trong quá trình vận chuyển, hoặc một trong những hệ thống lạnh có thể ngừng hoạt động đột ngột. Lúc này, nhà quản lý cần chắc chắn rằng người vận chuyển hoặc 3PL( bên thứ 3 cung cấp dịch vụ)  luôn sẵn sàng ứng biến và tránh mất mát, hỏng hóc thực phẩm.

Các nhà quản lý có thể sở hữu công nghệ và hệ thống giám sát tiên tiến nhất trên thị trường, nhưng việc định tuyến lại hoặc trì hoãn vẫn có thể gây nguy hiểm cho lô hàng đó. Vì vậy, điều thiết yếu là các chủ hàng cần vạch ra kế hoạch dự phòng với các đối tác vận chuyển của họ nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể xảy ra.

2.Tránh sự chậm trễ bằng cách tạo dựng và duy trì các mối quan hệ.

Giảm thiểu thời gian di chuyển sản phẩm qua hệ thống cung ứng là yếu tố then chốt để tránh thiệt hại cho hàng hóa , nhưng làm cách nào  có thể tránh được sự chậm trễ? Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tạo ra một quy trình hiệu quả là đảm bảo mọi người trong chuỗi cung ứng nắm rõ cách quản lý kho thực phẩm đông lạnh.

Xử lý và vận chuyển chuỗi cung cứng lạnh đi kèm với một số trách nhiệm quan trọng, có nghĩa là nhà quản lý phải đào tạo kỹ lưỡng nhân viên và làm cho họ thấy được vai trò, trách nhiệm và mức độ ảnh hưởng cũng như yêu cầu công việc. Phải có mối quan hệ đối tác mạnh mẽ giữa tất cả các bên để người tiêu dùng nhận được sản phẩm chất lượng nhất với thời hạn sử dụng lâu nhất có thể và giá trị dinh dưỡng cao nhất.

3. Quản lý dải nhiệt độ thông qua các phương pháp “Chia nhỏ-và-thống trị”

Thực tế là giữ lạnh tốn nhiều chi phí hơn là giữ nóng, chính vì vậy việc tiết kiệm năng lượng trở thành một yếu tố rất đáng lưu tâm trong quản lý kho thực phẩm đông lạnh. Nhưng chúng ta không thể đặt tất cả sản phẩm dưới cùng một nhiệt độ. Các mặt hàng thực phẩm khác nhau như rau, các sản phẩm từ sữa, kem và thịt đòi hỏi nhiệt độ khác nhau, và các loại khác nhau một chút.

Trong một nhà kho thông thường, việc sắp xếp lại không gian thường không phải là vấn đề. Người quản lý có thể thoải mái di chuyển đồ vật  khi họ muốn “nhét” nhiều sản phẩm phù hợp hơn trong một không gian cố định. Trong quản lý kho lạnh, bạn không thể xem thường nhiệt độ. Trong hầu hết các trường hợp, mỗi thực phẩm sẽ yêu cầu một dải nhiệt độ, hoặc các sản phẩm bảo quản thay đổi theo mùa.

Nếu bạn chọn các phương án an toàn,  rủi ro thấp như  rèm tấm có thể dễ dàng kéo lên, kéo xuống và thay đổi việc chia kho theonhu cầu kinh doanh, bạn sẽ có thể quản lý triệt để khung nhiệt độ trong phòng lạnh và tiết kiệm chi phí hơn.

4. Tự động hóa quy trình 

Tự động hóa chuỗi cung ứng là một tips để dẫn đầu mà mọi nhà quản lý kho lạnh hàng đầu sẽ chú ý.

Công nghệ robot, năng lượng mới, cửa ra vào và rào chắn, dây cáp đang có trên thị trường đều có thể hoạt động tốt trong môi trường đông lạnh, cho phép xếp hàng vào bên trong kho đông một cách nhanh chóng, giúp tối ưu hóa chi phí nhân công, thời gian và quản lý.